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How to use the SUBSTITUTE function in Excel

The SUBSTITUTE() function replaces characters or strings with new text.

Syntax:
SUBSTITUTE(text; old_text; new_text; [instance_num])

Arguments:

  • text(required): The text or the reference to a cell containing text in which you want to substitute characters.
  • old text(required): The string you want to replace.
  • new text(required): The string you want to replace old text
  • instance Num(optional): Specifies which occurrence of old text you want to replace with new text. If you specify instance Num, only that occurrence of old text is replaced; otherwise, every instance of old text is replaced.

Background:
Use this function to replace a string of text with alternative text. The replacement can be for a single or for multiple instances.

You can use the SUBSTITUTE() function to replace a specific string within text. Use the REPLACE() function to replace a string at a certain position within text.

Example:

Here are some few examples:

  • =SUBSTITUTE(« intercontinentalflight »; « flight »; « drive »)→ « intercontinentaldrive »
  • =SUBSTITUTE(« cell » ; « l » ; « t » ; 2)→ « celt »
  • =SUBSTITUTE(« vetter » ; « tt » ; « nt » ; 1)→ « venter »
  • =SUBSTITUTE(« canter »; « A »; « e »)→ « canter » (no change, as « A » is not found)
  • =SUBSTITUTE(« million »; « m »; « b »)→ « billion »

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